退職代行の最適な退職理由とは？｜例文テンプレ集と退職理由の伝え方を解説【2025年最新版】

はじめに

退職代行を使いたいけれど、退職理由をどう伝えるかで手が止まる読者が多い状況。強い言い方で角が立つのも避けたいところ。

この記事では、人事が納得しやすい伝え方の条件、NG/OKの書き換え例、ケース別テンプレ、LINEやメールの短文、退職届の記載、証跡化や有給・貸与物・未払いの実務までを整理。

僕、ひろは会社員時代にブラック企業で消耗し、社会保険給付金サポートを活用して失業保険の受給期間を延長。失業手当を受けながら開業届を出し個人事業主となり、再就職手当の約200万円を受給した経験を持つ立場。制度と実務を踏まえ、円満退職に近づく言い方を案内します。

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採用・人事が見る良い退職理由の条件

評価される三要素

1. 事実ベース
   体調、家庭事情、業務量、勤務時間、職務適性などの客観情報。
2. 中立表現
   誹謗や断定を避け、原因は仕組みや適性の不一致に置く。
3. 再発防止と前向き
   今後の働き方や健康管理、スキル学習の意志を一言添える。

言わなくてよいこと
・具体的な個人名や内部情報の暴露
・推測や噂話
・感情的な批判や断定

退職代行の役割
・退職の意思を会社へ正確に伝える窓口の一本化
・LINEやメールの文面フォロー、退職届の案内
・交渉の可否は運営主体で異なるため、弁護士・労働組合・一般の違いを理解

・退職理由は120〜180字を目安に簡潔化。長文は誤解を招きやすい。
・法律判断や交渉は弁護士の領域。非弁行為を避ける運用が安全。

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NG/OKで学ぶ 退職理由テンプレと短文

状況	NG表現	OK表現
人間関係の摩擦	上司が無能で最悪	業務体制と自分の適性が合わず、成果を出しにくい状況が続いたため
ハラスメント	パワハラだらけの会社	指導方法が自分の受け止め方と合わず、心身の不調が続いたため通院を優先
健康・メンタル	心が壊れた	体調不良のため通院が継続しており、安静と療養が必要と判断
ミスマッチ	仕事内容がつまらない	担当業務と希望職種のギャップが大きく、適性面で力を発揮できないと判断
長時間労働	サービス残業ばかり	所定外労働が多く、通院や生活の調整が難しいため、働き方の見直しを希望
処遇・評価	給料泥棒と言われた	評価基準と役割期待のギャップが継続し、改善までに時間を要すると判断
家庭・介護	家の事情いろいろ	家庭の介護で平日夜間の対応が必要となり、勤務継続が難しい状況
契約社員・アルバイト	もう飽きた	契約満了に伴い、次のキャリアに向けて準備を進めたい

短文テンプレ（LINE・メール向け）
・体調不良により通院が続いており、療養を優先するため退職を希望します。
・業務と適性の不一致が続き、力を発揮できないため退職を希望します。
・家庭の介護対応が必要となり、継続勤務が難しいため退職を希望します。
・所定外労働が多く生活の調整が困難なため、退職を希望します。

退職届の理由例
・一身上の都合により退職いたします。
・健康上の都合により退職いたします。

・会社への詳細説明は短文で十分。詳細は退職代行のヒアリングへ集約。
・同僚への配慮や引き継ぎ情報は別紙メモで要点化。

ケース別の退職理由 例文テンプレ

人間関係・職場の雰囲気の不一致

本文例（会社連絡用）
業務体制と自分の適性が合わず、成果を出しにくい状況が続きました。健康状態と今後の働き方を踏まえ、退職を希望します。連絡は退職代行窓口へお願いします。

短文
業務と適性の不一致が続いたため、退職を希望します。以降のご連絡は代行窓口へお願いします。

退職届
一身上の都合により退職いたします。

ハラスメント・指導方法のミスマッチ

本文例
指導方法が自分の受け止め方と合わず、心身の不調が続いております。通院と療養が必要と判断し、退職を希望します。連絡は代行窓口へお願いします。

・具体的事実や証跡は保存。会社説明は中立表現で簡潔に。
・法的論点は弁護士や労働組合へ分離。

健康・メンタルヘルス

本文例
通院が継続しており、医療機関の指示に従い療養が必要です。勤務継続が難しいため、退職を希望します。以降のご連絡は代行窓口へお願いします。

業務ミスマッチ・キャリア方針の変更

本文例
担当領域と志向のギャップが大きく、力を発揮しにくい状況が続きました。今後のキャリア方針を見直すため、退職を希望します。連絡は代行窓口へお願いします。

家庭・介護・育児

本文例
家庭の介護対応が必要となり、夜間や休日の対応が増えています。継続勤務が難しいため、退職を希望します。連絡は代行窓口へお願いします。

長時間残業・未払いの不安

本文例
所定外労働が多く、生活と通院の調整が難しい状況です。働き方の見直しが必要と判断し、退職を希望します。連絡は代行窓口へお願いします。

・未払い残業などの請求は証跡の整備が前提。退職理由の文章は中立表現に留める。

会社への伝達フローと実務要点（証跡・有給・貸与物・未払い）

段階	実務	証跡化のコツ
相談	退職代行へ状況共有	連絡履歴の保存、ヒアリング回答をテキスト化
申込み	契約・支払い条件の確定	総額・後払い/分割の期日・返金条件を確認
会社連絡	退職理由と意思の通知	送達ログ、既読記録、内容証明の検討
書類	退職届、離職票、源泉徴収票	追跡付き郵送、控えの保管
返却	PC、スマホ、カード、鍵、制服	返却リスト同梱、伝票写真の保存
精算	有給、未払い、経費	明細・打刻・シフトの保存、差分確認

有給休暇の要点
・残日数の確認、取得希望日を文面に明記。
・取得方法の指定（連続取得、最終出社日の扱い）を簡潔に。
・代行窓口経由で一括伝達。

貸与物返却の要点
・品目リスト化（PC、スマホ、バッジ、制服、鍵、ICカード、書類）。
・追跡番号付きで返送、同梱の返却物台帳で明確化。
・社内データの扱いは返却に一本化。私物データのみ削除。

未払い対応の要点
・給与明細、勤怠打刻、シフト、メール、指示書を保存。
・請求は弁護士や労働組合ルートで実施。
・退職理由の文面は中立に保ち、請求論点は分離。

・口頭だけの約束で進める運用
・SNSでの感情的発信
・機密や顧客情報の持ち出し

・窓口一本化の一文を必ず本文へ挿入。直電や個人LINEの連絡を防止。
・後払い・分割は期日をカレンダーに登録。延滞回避の仕組み化。

よくある質問（FAQ）

退職理由は本当のことを全部書くべきか

事実と影響を中立に要約すれば十分。個人名や詳細は不要。証跡は別途保存。

退職代行は理由を代わりに説明してくれるのか

本人の意思と要点を代行が伝達。交渉可否は運営主体で異なる。法律助言は弁護士のみ。

即日で会社に行かずに進められるのか

連絡と手続きは即日開始が可能。退職日の確定は申入れから一定の期間が必要な運用が多い。

転職に不利にならないか

履歴書に退職代行の記載は不要。面接では前向きな理由に変換。人事が見るのは妥当性と一貫性。

ハラスメントはどこまで書くのか

会社への連絡は中立な要約に留め、事実の証跡は別途保全。必要に応じて弁護士や労働組合へ相談。

後払い・分割は使えるのか

対応サービスは存在。期日、審査、追加費用の有無を契約前に確認。

【体験談】退職代行利用の実務のコツとその結果・三例

事例1｜20代・販売職

店長とのコミュニケーションが合わず、出勤前に動悸が止まらない状態に。退職理由は「適性と体制の不一致」とシンプルに要約しました。労働組合型の退職代行に相談し、有給残の取得希望を先に合意。貸与物はレターパックで返送し、伝票写真を保存することで証跡を確保。会社との連絡はすべて窓口一本化され、静かに退職が完了しました。退職届は「一身上の都合」で提出。翌月には事務職へと転身し、安定した生活を取り戻しました。

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事例2｜30代・製造業（深夜シフト）

深夜シフトが続き睡眠障害で通院。資金面で不安があったため、後払い対応のサービスを選びました。会社への通知はLINEの短文テンプレートを活用して実施。引き継ぎは工程表の保管場所・設備点検の連絡先・注意喚起事項に絞り込み、メモ化して共有しました。返却物はリストを同梱して返送。給料日後に期日どおり決済を行い、無理のない形で穏やかに退職が成立しました。

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事例3｜40代・介護職

未払い残業への懸念と家庭の介護が重なり、退職を決意。退職理由は「家庭事情と健康面」と中立的に表現しました。法的な論点は弁護士連携で別ルートに分けて処理。実務上の引き継ぎは申し送りノートの保管場所・緊急連絡網に絞って要約。内容証明で再通知することで、記録を確実に残しました。結果、和解金なしで退職が成立。退職後は日勤中心の事業所へ転職し、家庭と仕事のバランスを取り戻しました。

まとめ｜言い方で結果は変わる。事実×中立×前向きで

結論
退職代行での退職理由は、事実、中立、前向きの三点を短く整えるだけで十分。連絡の一本化、証跡の保存、有給・貸与物・未払いの実務を同時に進めると、トラブルが起きにくい。弁護士、労働組合、一般の役割を見極め、後払い・分割・24時間・即日などの条件も事前に確認。

・法律助言は弁護士のみ。交渉の可否は運営主体で異なる。
・個人が特定される表現、誹謗中傷、機密の持ち出しは厳禁。

・同じ語尾の連続を避け、体言止めで読みやすさを確保。
・社内と個人のデータを明確に区分し、返却と削除を整理。

・内部回遊はおすすめ退職代行会社25選、弁護士対応の比較、後払い対応まとめ、退職代行の流れと必要書類テンプレへ。円満退職までの導線設計に有効。